Documentele necesare la notar depind de tipul actului, dar toate pornesc de la aceeași bază: un act de identitate valabil pentru fiecare persoană care semnează și, acolo unde e cazul, actele care dovedesc dreptul tău asupra bunului. La o vânzare de apartament lista e lungă, la o procură simplă e scurtă, iar la o succesiune contează mai ales actele de stare civilă care arată cine sunt moștenitorii.
Cele mai multe amânări la notar nu vin din probleme juridice complicate, ci dintr-o hârtie uitată acasă, expirată sau emisă pe alt nume. Ghidul de mai jos adună, pe tipuri de acte, documentele cerute în mod obișnuit în România, explică ce obține notarul singur și ce trebuie să aduci tu și trimite spre listele detaliate pentru fiecare situație. Lista finală o stabilește întotdeauna notarul care instrumentează actul, în funcție de cazul concret, iar cerințele se pot schimba odată cu legislația.
Baza comună: identitate, stare civilă, reprezentare
Pentru orice act notarial, notarul trebuie să stabilească cine ești, dacă poți semna singur și, uneori, care este situația ta familială. De aceea există trei categorii de documente care apar aproape la fiecare programare.
Actul de identitate
Fiecare parte prezintă un act de identitate valabil: carte de identitate, carte electronică de identitate sau pașaport. Un act expirat nu este acceptat, iar un document care nu este act de identitate, cum ar fi permisul de conducere, nu îl poate înlocui. Situațiile speciale, de la cetățenii străini la cartea de identitate provizorie, sunt explicate în Actele de identitate la notar: ce se acceptă și ce nu.
Actele de stare civilă
Actele de stare civilă sunt certificatele de naștere, căsătorie și deces emise de serviciile de stare civilă. Notarul le cere când:
- trebuie să afle dacă bunul este propriu sau comun al soților;
- numele de pe actul de identitate diferă de cel de pe titlul de proprietate, de exemplu după căsătorie;
- trebuie dovedită rudenia, la succesiune sau la o donație între rude;
- un soț trebuie să-și dea consimțământul la înstrăinarea locuinței familiei.
Procura și actele de reprezentare
Dacă cineva semnează în locul tău, mandatarul aduce procura în original, de regulă autentică, și propriul act de identitate. Pentru minori și persoanele puse sub ocrotire, se aduc actele care dovedesc calitatea de reprezentant. Regulile generale ale mandatului sunt descrise în Procura notarială: ghid complet despre mandat și limite.
Sfat: Verifică cu câteva săptămâni înainte de programare data de expirare a actului de identitate. Reînnoirea durează, iar un act expirat înseamnă, aproape sigur, amânarea semnării.
Vânzarea-cumpărarea unui imobil
Vânzarea unui imobil are cea mai lungă listă de documente, pentru că notarul trebuie să verifice proprietatea, sarcinile, datoriile fiscale și, la apartamente, datoriile către asociație. Lista de mai jos este orientativă; varianta detaliată pentru apartamente este în Actele pentru vânzarea unui apartament: listă de verificare.
| Document | Cine îl aduce sau îl obține | La ce folosește |
|---|---|---|
| Act de identitate valabil | Fiecare parte | Identificarea părților |
| Certificat de căsătorie, dacă e cazul | Vânzătorul, uneori cumpărătorul | Regimul bunurilor soților |
| Titlul de proprietate | Vânzătorul | Dovada dreptului de proprietate |
| Extras de carte funciară pentru autentificare | Notarul, electronic | Situația juridică actuală a imobilului |
| Documentație cadastrală, dacă imobilul nu are număr cadastral | Vânzătorul, prin topograf autorizat | Identificarea exactă a imobilului |
| Certificat de atestare fiscală | Vânzătorul sau notarul, după localitate | Dovada plății impozitelor locale |
| Adeverința asociației de proprietari | Vânzătorul, la apartamente | Situația cotelor de întreținere |
| Certificat de performanță energetică | Vânzătorul | Informarea cumpărătorului despre consumul energetic |
| Antecontractul, dacă există | Părțile | Corelarea cu acordul anterior |
| Acte privind plata și creditul | Cumpărătorul, banca | Modalitatea de plată |
Titlul de proprietate
Titlul de proprietate este actul prin care vânzătorul a dobândit bunul: un contract de vânzare-cumpărare, un contract de donație, un certificat de moștenitor, o hotărâre judecătorească definitivă, un titlu emis în baza legilor fondului funciar. Aduci originalul și, dacă titlul a trecut prin mai multe mâini, eventual și actele anterioare care explică istoricul. Despre rolul fiecărei etape a tranzacției, vezi Vânzarea-cumpărarea la notar: ghid complet al procedurii.
Extrasul de carte funciară
Extrasul de carte funciară pentru autentificare îl solicită notarul, electronic, de la oficiul de cadastru. El arată proprietarul înscris, ipotecile, interdicțiile și alte sarcini, iar pe durata valabilității lui asigură o anumită protecție a tranzacției. Mecanismul este explicat în Extrasul de carte funciară pentru autentificare: rol și scop.
Certificatul fiscal și adeverința asociației
Certificatul de atestare fiscală arată că impozitele locale pentru imobil sunt plătite, iar adeverința asociației arată situația cotelor de întreținere. Ambele au valabilitate scurtă, așa că se obțin aproape de data semnării. Detalii despre fiecare găsești în Certificatul de atestare fiscală la notar: rol și obținere și în Adeverința de la asociația de proprietari la vânzare.
Documentația cadastrală
Imobilele fără număr cadastral sau cu neconcordanțe între acte și realitate au nevoie de documentație cadastrală, întocmită de o persoană autorizată și recepționată de oficiul de cadastru. Este etapa care poate dura cel mai mult, de aceea se începe din timp. Când și de ce o cere notarul afli din Documentația cadastrală: când o cere notarul și de ce.
Donația unui imobil sau a unei sume de bani
Donația unui imobil cere, în mare, aceleași documente despre bun ca o vânzare, la care se adaugă actele care dovedesc relația dintre donator și donatar, pentru că de ea depinde regimul fiscal. La donația de bani lista este mult mai scurtă: identitatea părților și, după caz, acte de stare civilă.
Pentru donația unui imobil
- actele de identitate ale donatorului și donatarului;
- titlul de proprietate și documentația cadastrală, dacă e cazul;
- certificatul de atestare fiscală;
- adeverința asociației de proprietari, la apartamente;
- certificate de naștere și căsătorie care dovedesc gradul de rudenie;
- certificatul de căsătorie al donatorului, pentru consimțământul soțului.
Lista completă, cu explicații, este în Actele pentru donația unui imobil: listă de verificare, iar procedura propriu-zisă în Donația unui imobil la notar: pași, condiții și efecte.
Pentru donația de bani
Când formă autentică este necesară și ce clauze conține contractul afli din Donația de bani: când e nevoie de formă autentică. În practică, pe lângă actele de identitate, poți fi întrebat despre proveniența sumei, ca parte a obligațiilor legale de prevenire a spălării banilor.
Succesiunea: actele care dovedesc cine moștenește
La succesiune, documentele au două roluri: să dovedească decesul și cine sunt moștenitorii, apoi să arate ce bunuri a lăsat defunctul. Procedura se deschide, de regulă, la un notar din circumscripția ultimului domiciliu al persoanei decedate.
| Categorie | Documente uzuale |
|---|---|
| Decesul | Certificatul de deces |
| Moștenitorii | Certificate de naștere, de căsătorie, acte de identitate |
| Voința defunctului | Testamentul, dacă există |
| Bunurile imobile | Titluri de proprietate, extras de carte funciară, documentație cadastrală |
| Bunurile mobile | Acte ale autovehiculelor, extrase de cont, acțiuni |
| Situația fiscală | Certificat fiscal pentru bunurile defunctului |
| Reprezentarea | Procuri pentru moștenitorii care nu pot fi prezenți |
Notarul verifică, în registrele notariale, dacă defunctul a lăsat un testament și dacă s-a mai deschis o procedură pentru aceeași persoană. Lista detaliată, cu explicații despre fiecare document, este în Actele necesare la succesiune: listă pentru moștenitori, iar etapele procedurii în Succesiunea notarială: ghid complet al procedurii.
Important: Termenul pentru acceptarea moștenirii este, ca regulă, de un an de la deschiderea succesiunii. Strângerea actelor durează, așa că nu amâna începerea procedurii.
Procuri, declarații și legalizări
Actele notariale mai simple cer, de obicei, doar actul de identitate și câteva informații precise. Totuși, o procură incompletă este la fel de problematică precum un dosar de vânzare incomplet, pentru că poate fi refuzată de instituția la care o folosești.
Procura
Pentru o procură aduci:
- actul tău de identitate;
- datele complete ale mandatarului: nume, cod numeric personal, seria și numărul actului de identitate;
- datele bunului sau ale operațiunii, dacă procura este specială, de exemplu numărul de carte funciară și adresa imobilului;
- limitele mandatului: prețul minim, termenul, dreptul de a încasa banii.
Diferențele dintre tipuri de procuri sunt în Procura specială și procura generală: diferențe practice.
Declarații pe propria răspundere
Pentru o declarație autentică ai nevoie de actul de identitate și de textul sau datele pe care vrei să le declari. Notarul te ajută să formulezi declarația astfel încât să corespundă cerințelor instituției la care o depui.
Legalizarea copiilor și a semnăturii
La legalizarea unei copii aduci documentul original, iar notarul certifică faptul că copia corespunde cu originalul. La legalizarea semnăturii, semnezi în fața notarului. Ce poate și ce nu poate face notarul în aceste situații este explicat în Legalizarea semnăturii și a copiilor: ce face notarul.
Actele pentru minori
Când în act este implicat un copil, notarul trebuie să verifice și cine îl reprezintă legal. Documentele de bază sunt certificatul de naștere al copilului și actele de identitate ale părinților.
Acordul pentru călătoria în străinătate
Pentru acordul de călătorie al minorului aduci:
- actele de identitate ale părintelui sau părinților care își dau acordul;
- certificatul de naștere al copilului și, dacă are, actul lui de identitate sau pașaportul;
- datele persoanei care îl însoțește;
- destinația și perioada călătoriei.
Formularea corectă și situațiile cu părinți divorțați sunt explicate în Acordul părinților pentru călătoria minorului în străinătate.
Acte privind bunurile minorului
Dacă se vinde sau se ipotechează un bun al minorului, pot fi necesare autorizări suplimentare, inclusiv ale instanței de tutelă. Notarul îți spune ce trebuie obținut înainte de semnare.
Ipotecă, partaj, contract de întreținere
Pentru celelalte acte privind imobilele, documentele de bază sunt cele de la vânzare, cu câteva adăugiri specifice fiecărei operațiuni.
Ipoteca
La constituirea unei ipoteci, banca trimite de obicei notarului contractul de credit și cerințele ei, iar tu aduci actele imobilului. Banca poate cere și un raport de evaluare și asigurarea locuinței. Etapele sunt explicate în Ipoteca la notar: cum se constituie și cum se radiază.
Partajul voluntar
La partajul voluntar aduci actele de proprietate ale bunurilor împărțite, certificatul de căsătorie sau hotărârea de divorț, după caz, și acordul tuturor coproprietarilor asupra modului de împărțire. Procedura este descrisă în Partajul voluntar la notar: împărțirea bunurilor comune.
Contractul de întreținere
Contractul de întreținere implică de obicei transmiterea unui imobil, deci documentele sunt asemănătoare celor de la vânzare. În plus, părțile trebuie să descrie concret obligațiile de întreținere. Mecanismul este explicat în Contractul de întreținere: obligații și cum funcționează.
Ce obține notarul și ce aduci tu
Notarul obține singur o parte dintre documente, prin sistemele electronice la care are acces, dar o parte importantă rămâne în sarcina ta. Împărțirea diferă de la o localitate la alta, mai ales la certificatul fiscal.
| De obicei obține notarul | De obicei aduci tu |
|---|---|
| Extrasul de carte funciară pentru autentificare | Actele de identitate și de stare civilă |
| Verificările în registrele notariale | Titlul de proprietate în original |
| În unele localități, certificatul fiscal electronic | Adeverința asociației de proprietari |
| Înscrierea actului în cartea funciară după semnare | Certificatul de performanță energetică |
| Calculul taxelor și al onorariului | Documentația cadastrală, dacă lipsește |
Originale, copii și traduceri
Notarul lucrează cu originale. Copiile simple pot fi trimise în avans, pe e-mail, pentru ca biroul să pregătească proiectul de act, dar la semnare aduci documentele în original. Actele emise în străinătate au nevoie, de regulă, de apostilă sau supralegalizare și de traducere autorizată în limba română; vezi Traducerile legalizate: cum se obțin prin traducător și notar.
Valabilitatea documentelor
Unele documente nu expiră, cum ar fi titlul de proprietate sau certificatul de naștere. Altele au valabilitate scurtă, stabilită prin lege sau prin practică: extrasul de carte funciară, certificatul fiscal, adeverința asociației. Le obții aproape de data programării, după ce ai confirmat ziua cu notarul.
Atenție: Dacă există diferențe între acte, de exemplu o suprafață diferită între contract și cartea funciară sau un nume scris diferit, semnalează-le notarului din timp. Rezolvarea lor poate cere documente suplimentare.
Cum îți pregătești dosarul fără drumuri în plus
O pregătire bună începe cu un telefon la biroul notarial și se termină cu un dosar complet, verificat cu o zi înainte. Pașii care funcționează cel mai bine:
- Suni sau scrii biroului și spui exact ce act vrei să faci.
- Ceri lista de documente pentru cazul tău concret.
- Trimiți copii scanate, ca notarul să verifice titlul și să semnaleze lipsurile.
- Obții documentele cu valabilitate scurtă abia după ce ai fixat data.
- Citești proiectul actului, dacă ți se trimite, și verifici numele și cifrele.
- Pregătești plata onorariului și a taxelor, după ce afli suma de la birou.
Toate detaliile practice ale programării sunt în Programarea la notar: cum te pregătești ca să nu amâni actul.
Ideile principale ale acestui ghid
Documentele cerute la notar urmează o logică simplă: notarul trebuie să știe cine semnează, dacă are dreptul să dispună de bun și dacă bunul are datorii sau sarcini. Pornind de la această logică, lista pentru fiecare act devine ușor de înțeles, iar pregătirea din timp reduce aproape la zero riscul de amânare.
De reținut:
- actul de identitate valabil este obligatoriu pentru orice act;
- la imobile contează titlul, cartea funciară, certificatul fiscal și, la apartamente, adeverința asociației;
- la succesiune contează certificatul de deces și actele care dovedesc rudenia;
- documentele cu valabilitate scurtă se obțin după fixarea datei;
- lista finală o stabilește notarul, iar pentru cazurile complicate merită și sfatul unui avocat.
Întrebări frecvente
Ce documente trebuie să am la orice act notarial?
Un act de identitate valabil pentru fiecare persoană care semnează. În funcție de act, se adaugă acte de stare civilă, titluri de proprietate sau procuri.
Pot trimite documentele la notar pe e-mail?
Copiile se pot trimite în avans, pentru pregătirea actului, dacă biroul notarial acceptă. La semnare aduci însă originalele.
Cine obține extrasul de carte funciară pentru vânzare?
Extrasul pentru autentificare îl solicită notarul, electronic. Tu poți obține un extras de informare înainte, ca să verifici situația imobilului.
Ce fac dacă numele din buletin diferă de cel din contractul de proprietate?
Aduci actul de stare civilă care explică schimbarea, de obicei certificatul de căsătorie. Notarul face astfel legătura între cele două nume.
Lista de documente este aceeași la toți notarii?
Baza este aceeași, pentru că decurge din lege, dar detaliile pot diferi după localitate și după caz. Cere întotdeauna lista de la biroul notarial ales.
