Când un document trebuie folosit într-o altă țară sau când primești din străinătate un act pe care vrei să-l prezinți la o instituție din România, de cele mai multe ori ți se cere o traducere legalizată. Ea se obține în doi pași: un traducător autorizat traduce documentul și își pune semnătura și ștampila, iar apoi un notar public legalizează semnătura traducătorului.
Diferența dintre o traducere oarecare, una autorizată și una legalizată pare un detaliu, dar decide dacă actul tău este primit sau respins la ghișeu. Mai jos găsești ce face fiecare persoană din lanț, ce verifică notarul, unde intervine apostila și cum îți organizezi pașii ca să nu plătești de două ori pentru același document.
Ce este o traducere legalizată și prin ce diferă de cea autorizată
Traducerea legalizată este o traducere autorizată la care s-a adăugat încheierea unui notar public prin care se legalizează semnătura traducătorului. Cu alte cuvinte, nu notarul traduce: el doar confirmă, printr-un act notarial, că semnătura de pe traducere aparține unui traducător autorizat pe care îl cunoaște.
În practică întâlnești trei niveluri, iar instituțiile le cer diferit:
| Tip de traducere | Cine o face | Ce garantează | Unde se folosește de obicei |
|---|---|---|---|
| Traducere simplă | oricine cunoaște limba | nimic oficial | uz personal, informare |
| Traducere autorizată | traducător autorizat de Ministerul Justiției | că traducerea vine de la un profesionist autorizat, care răspunde pentru ea | unele instituții, firme, uz intern |
| Traducere legalizată | traducător autorizat, plus legalizarea semnăturii la notar | în plus, că semnătura traducătorului este autentică și verificată | notariate, stare civilă, instanțe, instituții străine |
Important: Înainte să comanzi traducerea, întreabă exact instituția care o primește ce formă acceptă. Unele cer doar traducere autorizată, altele cer legalizare și apostilă. Cerința vine de la destinatar, nu de la traducător.
Cine poate face traducerea: traducătorul autorizat
Traducerea care urmează să fie legalizată se face numai de un traducător autorizat pentru limba respectivă. Traducătorul autorizat este o persoană care a primit autorizație de la Ministerul Justiției pentru una sau mai multe limbi străine și care figurează în evidența publică a traducătorilor și interpreților autorizați.
Cum verifici un traducător
Poți verifica dacă cineva este autorizat consultând lista publicată de Ministerul Justiției, unde apar numele, limbile și județul. Merită să faci asta mai ales când lucrezi cu un intermediar sau cu o agenție, nu direct cu traducătorul. Pe traducere apar, de regulă:
- numele traducătorului și numărul autorizației;
- limba sursă și limba țintă;
- formula prin care atestă că traducerea este conformă cu textul original;
- semnătura și ștampila traducătorului.
Legătura dintre traducător și notar
Notarul poate legaliza semnătura unui traducător doar dacă acesta și-a depus în prealabil specimenul de semnătură la biroul notarial respectiv, împreună cu dovada autorizării. De aceea, traducătorii lucrează de obicei cu unul sau câteva birouri notariale fixe. Dacă duci o traducere gata făcută la un notar oarecare, s-ar putea ca acesta să nu o poată legaliza, pentru că nu are specimenul traducătorului.
Ce verifică notarul și ce nu verifică
Notarul verifică identitatea și calitatea traducătorului, nu calitatea traducerii. Prin legalizare, el atestă că semnătura aparține traducătorului autorizat cu specimenul depus la birou și că acesta avea autorizație pentru limba respectivă.
Ce intră, în general, în verificarea notarului:
- existența autorizației traducătorului pentru limba din document;
- potrivirea semnăturii cu specimenul depus;
- prezentarea documentului original sau a unei copii conforme, după care s-a tradus;
- lipsa unor elemente vădit ilegale, contrare ordinii publice sau a unor ștersături și adăugiri suspecte pe documentul tradus.
Ce nu garantează notarul este exactitatea fiecărui termen tradus. Răspunderea pentru conținutul traducerii aparține traducătorului. Dacă descoperi o greșeală (un nume scris greșit, o dată inversată), traducătorul o corectează, iar traducerea se legalizează din nou.
Atenție: Verifică imediat după ce primești traducerea numele proprii, datele de naștere, codurile numerice personale și adresele. O literă greșită într-un nume poate duce la respingerea actului într-o procedură de succesiune sau de stare civilă.
Pașii pentru a obține o traducere legalizată
Procedura completă are, de regulă, cinci pași și poate fi rezolvată printr-o singură vizită dacă alegi un traducător care colaborează cu un birou notarial.
- Afli cerințele destinatarului: ce documente, în ce limbă, legalizate sau nu, cu apostilă sau fără, original sau copie.
- Pregătești originalul documentului și, dacă e cazul, obții întâi apostila pe original (vezi secțiunea următoare).
- Predai documentul traducătorului autorizat, care face traducerea, o semnează și o ștampilează.
- Traducătorul sau tu mergi la notarul la care traducătorul are specimenul depus, pentru legalizarea semnăturii. Notarul atașează de obicei traducerea la o copie a originalului și emite încheierea de legalizare.
- Aplici apostila pe traducerea legalizată, dacă documentul pleacă în străinătate și destinatarul o cere.
Dacă ai mai multe acte de tradus pentru aceeași procedură, de exemplu pentru o succesiune cu moștenitori în altă țară, adună-le pe toate și du-le odată. Câștigi timp și eviți deplasări repetate.
Sfat: Când știi că vei avea nevoie de același document tradus în mai multe locuri, cere de la început mai multe exemplare ale traducerii legalizate. Este aproape întotdeauna mai simplu decât să reiei ulterior procedura.
Apostila, supralegalizarea și ordinea corectă
Apostila este o formalitate care confirmă, pentru autoritățile altui stat, autenticitatea semnăturii și a ștampilei de pe un act oficial. Ea se aplică în relația dintre statele care fac parte din Convenția de la Haga privind suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine.
Pe ce se pune apostila
Apostila nu se pune „pe traducere” în general, ci pe actul oficial a cărui semnătură trebuie confirmată. Pentru actele notariale, inclusiv pentru legalizarea semnăturii traducătorului, apostila se aplică de camera notarilor publici din circumscripția notarului care a făcut legalizarea. Pentru alte categorii de acte competența aparține altor autorități: instituția prefectului pentru multe acte administrative, instanțele pentru actele judecătorești, iar pentru actele de studii există proceduri distincte.
Ordinea în care faci pașii
Ordinea contează, iar o greșeală aici înseamnă să reiei totul de la capăt. Tabelul de mai jos arată situațiile cele mai întâlnite:
| Situație | Ordinea uzuală |
|---|---|
| Act românesc folosit într-un stat care acceptă apostila | apostilă pe original, apoi traducere legalizată, apoi, dacă se cere, apostilă pe traducere |
| Act străin folosit în România | apostilă în țara care a emis actul, apoi traducere legalizată în România |
| Stat care nu acceptă apostila | supralegalizare prin Ministerul Afacerilor Externe și misiunea diplomatică a statului respectiv |
| Acte de stare civilă între state ale Uniunii Europene | adesea fără apostilă, conform unui regulament european, uneori cu formular multilingv |
Apostila aplicată pe original înainte de traducere are un avantaj: este tradusă și ea, astfel încât destinatarul vede tot pachetul în limba lui.
Supralegalizarea
Pentru statele care nu au aderat la convenția privind apostila și nici nu au un tratat bilateral cu România, se folosește supralegalizarea, un lanț de confirmări prin Ministerul Afacerilor Externe și ambasada sau consulatul statului de destinație. Durează mai mult, așa că merită planificată din timp.
Documentele străine folosite la notar în România
Orice înscris într-o limbă străină prezentat la un notar român trebuie însoțit de o traducere legalizată în limba română. Regula se aplică la toate actele notariale uzuale: vânzări, succesiuni, procuri, donații.
Cazuri tipice în care ai nevoie de traduceri pentru un act la notar:
- certificatul de deces emis în altă țară, într-o succesiune deschisă în România;
- certificatele de naștere sau de căsătorie străine, prin care moștenitorii își dovedesc legătura de rudenie;
- procura semnată în fața unui notar străin pentru vânzarea unui imobil din România, despre care găsești detalii în Procura dată în străinătate: consulat, apostilă și traducere;
- hotărâri judecătorești străine de divorț sau de schimbare a numelui;
- documente de identitate emise de alte state, în anumite situații, după cum explică ghidul despre actele de identitate acceptate la notar.
Dacă moștenitorii locuiesc în mai multe țări, coordonarea traducerilor devine o parte importantă a dosarului. Articolul despre Succesiunea cu moștenitori în străinătate: pașii practici explică cum se organizează practic o astfel de succesiune.
Interpretul la semnarea actului
Altă situație este cea în care una dintre părți nu cunoaște limba română și semnează un act la notar. Atunci, notarul apelează la un interpret autorizat, care traduce oral conținutul actului și semnează și el. Actul se redactează în limba română, iar interpretul confirmă că a explicat părții conținutul. Partea poate cere și o traducere scrisă a actului, făcută ulterior de un traducător autorizat.
Copii legalizate, extrase și traduceri parțiale
Nu orice document trebuie tradus integral și nu orice document se traduce după original. De multe ori, combinația potrivită este o copie legalizată a originalului, apoi traducerea legalizată a acesteia.
Când lucrezi cu o copie legalizată
Copia legalizată este o copie despre care notarul atestă că este conformă cu originalul prezentat. Este utilă atunci când nu vrei să predai originalul unui document unic, cum ar fi o diplomă, un certificat de stare civilă vechi sau un act de proprietate. Diferența dintre legalizarea semnăturii și legalizarea copiei este explicată pe larg în Legalizarea semnăturii și a copiilor: ce face notarul.
Traducerea unui extras
Uneori ai nevoie doar de o parte dintr-un document lung, de exemplu de câteva pagini dintr-o hotărâre sau dintr-un contract. Se poate face o traducere în extras, dar traducătorul trebuie să menționeze clar că este vorba de un extras și ce părți a tradus. Verifică însă dacă destinatarul acceptă extrasul; multe instituții cer documentul complet.
Termene, tarife și greșeli frecvente
Durata unei traduceri legalizate depinde de lungimea documentului, de limbă și de programul biroului notarial, iar costul se compune din două elemente separate. Traducătorul își stabilește tariful pentru traducere, de regulă pe pagină sau pe document, iar notarul percepe onorariul pentru legalizarea semnăturii, potrivit normelor profesiei notariale. Cere o ofertă înainte, pentru că diferențele între limbi, urgențe și volume pot fi mari.
Greșelile cele mai frecvente sunt ușor de evitat:
- apostila uitată pe original, descoperită abia după ce traducerea a fost legalizată;
- traducerea făcută de cineva neautorizat, pe care notarul nu o poate legaliza;
- nume transcrise diferit în documente diferite ale aceleiași persoane;
- documente vechi, deteriorate sau completate de mână, pe care traducătorul trebuie să le descrie fidel, inclusiv mențiunile ilizibile;
- lipsa unui exemplar suplimentar, care obligă la reluarea procedurii.
Informațiile din acest articol au caracter general și nu înlocuiesc consultarea unui notar public sau a instituției care primește actele. Cerințele pot diferi de la o instituție la alta și se pot schimba, așa că verifică întotdeauna regulile actuale pentru cazul tău.
Dacă traducerea face parte dintr-un dosar mai mare, cum ar fi o procură pentru o vânzare, merită să citești și ghidul complet despre procura notarială, ca să înțelegi ce documente vor trebui traduse în ce etapă. Lista generală a actelor pe care le pregătești înainte de programare este în Documentele necesare la notar: ghid complet pe tipuri de acte.
Ce merită reținut despre traducerile legalizate
Traducerea legalizată este rezultatul colaborării dintre un traducător autorizat, care răspunde de conținut, și un notar, care confirmă semnătura traducătorului. Pentru documentele care circulă între state, apostila sau supralegalizarea completează lanțul, iar ordinea în care faci pașii decide dacă actul este primit sau nu.
De reținut:
- întreabă întâi destinatarul ce formă cere: autorizată, legalizată, cu apostilă sau fără;
- alege un traducător autorizat pentru limba respectivă, care are specimenul depus la un notar;
- notarul legalizează semnătura traducătorului, nu verifică fiecare cuvânt tradus;
- apostila pe original se obține de obicei înainte de traducere;
- verifică numele, datele și codurile imediat ce primești traducerea și cere exemplare suplimentare.
Întrebări frecvente
Notarul poate traduce el însuși un document?
Nu, în calitate de notar nu traduce documentul. Notarul legalizează semnătura traducătorului autorizat, iar traducerea propriu-zisă o face traducătorul.
Pot face traducerea singur dacă știu foarte bine limba?
Pentru uz personal, da, dar o astfel de traducere nu poate fi legalizată. Legalizarea se face numai pentru traduceri semnate de un traducător autorizat de Ministerul Justiției.
Apostila se pune înainte sau după traducere?
De regulă, apostila se pune întâi pe documentul original, apoi se face traducerea legalizată. Dacă destinatarul o cere, se poate aplica și o a doua apostilă pe traducerea legalizată.
Ce fac dacă descopăr o greșeală în traducerea legalizată?
Te întorci la traducător, care corectează textul, iar semnătura lui se legalizează din nou la notar. O traducere cu erori nu se corectează de mână pe exemplarul deja legalizat.
O traducere legalizată are termen de valabilitate?
Traducerea în sine nu expiră, dar unele instituții acceptă doar documente sau traduceri recente. Verifică cerința destinatarului înainte de a folosi o traducere mai veche.
