Cine urmează să meargă la notar pune, înainte de vizită, întrebări aproape identice: ce acte trebuie să aduc, cât durează procedura, trebuie să vin amândoi, se poate face programare, la ce oră lucrează biroul. Informațiile de acest tip sunt, de regulă, publice și se repetă de la un client la altul. Pentru birourile notariale și pentru cabinetele juridice mici, ele ocupă o parte din timpul personalului. Un plugin românesc, Leono AI Chat Bot, încearcă să preia această parte organizatorică, fără să atingă ceea ce ține de competența profesioniștilor.
Ce ține de informare, ce ține de consultanță
Potrivit descrierii produsului, asistentul răspunde 24 din 24 numai pe baza informațiilor furnizate de firmă: programul, serviciile, documentele necesare, tarifele orientative. Într-un domeniu juridic, această limită este esențială. Asistentul nu oferă consultanță, nu interpretează situații personale și nu înlocuiește un notar sau un avocat. Poate însă comunica lista actelor pe care biroul o publică deja sau programul de lucru al fiecărui punct. Domeniul juridic are o pagină dedicată pentru avocați și cabinete juridice.
Cereri de programare, nu discuții pe email
Dacă vizitatorul dorește să fie contactat, asistentul îi cere un nume și un telefon sau o adresă de email. Cererea ajunge pe email la birou, rămâne în panoul WordPress, cu posibilitate de export în CSV, și poate fi trimisă opțional către alte aplicații prin webhook, Zapier sau Make. Personalul poate sorta dimineața cererile și poate suna, cu lista de acte pregătită.
Un site-ghid are deja materialul
Site-urile care explică actele notariale conțin, în general, pagini ample despre procuri, succesiuni, donații sau acte imobiliare. Funcția de scanare a website-ului construiește baza de cunoștințe din paginile existente, iar administratorul poate corecta sau completa ce a rezultat. Pentru informații juridice, verificarea este obligatorie: un termen sau o taxă modificată trebuie corectate imediat. Produsul permite ajustarea oricând, iar explicații suplimentare se găsesc în ghidul bazei de cunoștințe.
Confidențialitatea, înainte de orice
Într-un birou notarial, discreția este parte din serviciu. Conform producătorului, Leono include unelte pentru conformitate GDPR, moderare și securitate, precum și setări de retenție a datelor. Este recomandabil ca vizitatorii să fie avertizați să nu scrie în fereastra de chat date sensibile, precum numere de identificare sau detalii despre averea lor, iar administratorul să stabilească o perioadă scurtă de păstrare. În documentația în limba română sunt descrise opțiunile.
Instalare și costuri
Pluginul se instalează pe WordPress, iar licența costă 149 lei pe an pentru un website, la lansare, trimisă pe email după plată. Consumul AI se plătește separat, direct furnizorului ales dintre Claude, GPT, Gemini sau Grok. Aspectul ferestrei de chat poate fi personalizat pentru a respecta sobrietatea unui site juridic.
O verificare înainte de lansare
Un birou care ia în calcul un asistent virtual ar trebui să-l testeze cu întrebările reale ale clienților și să verifice, cu actele la îndemână, fiecare răspuns. Un demo interactiv poate fi un prim pas. Dacă asistentul nu are un răspuns, este de preferat să predea conversația unui om, nu să sugereze o variantă.
Pentru un birou aglomerat, câștigul nu este o semnătură în plus, ci timpul eliberat: mai puține telefoane despre acte și program, mai mult timp pentru dosarele aflate în lucru. Soluția rămâne ce trebuie să fie, o unealtă de informare administrativă.
