Certificatul de deces și actele defunctului la notar

Certificatul de deces este documentul eliberat de serviciul de stare civilă care dovedește moartea unei persoane și cu care se deschide succesiunea la notar. Împreună cu el aduci actul de identitate al defunctului, certificatele lui de naștere și de căsătorie, dovada ultimului domiciliu și actele care arată ce bunuri a lăsat.

Perioada de după un deces este grea, iar hârtiile par un efort în plus. Totuși, ordinea e simplă: întâi certificatul de deces, apoi actele defunctului, apoi cele ale moștenitorilor. Mai jos vezi cine îl eliberează, cum îl ceri și ce înseamnă fiecare document. Pentru lista completă a actelor din dosarul de succesiune, vezi Actele necesare la succesiune: listă pentru moștenitori, iar pentru toată procedura Succesiunea notarială: ghid complet al procedurii.

Ce este certificatul de deces și cine îl eliberează?

Certificatul de deces este actul oficial întocmit de serviciul public comunitar de evidență a persoanelor sau de primăria locului unde a survenit decesul. El se eliberează pe baza certificatului medical constatator al decesului și a declarației făcute de o persoană apropiată, în termenul prevăzut de lege.

Pe certificat apar numele, data nașterii, data și locul decesului, iar pe baza lui se realizează mai multe lucruri: înhumarea, încetarea pensiei, închiderea unor conturi și, mai ales, deschiderea succesiunii. Data decesului din certificat este data de la care se calculează termenele succesorale. Despre cel mai cunoscut termen, citește Opțiunea succesorală: termenul de un an și ce înseamnă.

Câte exemplare să ceri

Ia mai multe exemplare, pentru că instituțiile cer, de regulă, originalul sau o copie certificată: banca, asigurătorul, casa de pensii, notarul. În practică, un număr mai mare de exemplare te scutește de drumuri repetate la starea civilă. Fiecare exemplar costă puțin și poate fi eliberat în aceeași zi sau în câteva zile.

Ce alte acte ale defunctului se cer la notar?

Notarul trebuie să identifice defunctul, să stabilească cine sunt moștenitorii și să afle ce bunuri formează masa succesorală. Pentru asta cere de obicei:

• actul de identitate al defunctului (se păstrează dacă îl mai ai, dar poate lipsi);
• certificatul de naștere al defunctului;
• certificatul de căsătorie, dacă a fost căsătorit, și eventual certificatul de divorț;
• dovada ultimului domiciliu;
• actele bunurilor: titluri, extras de carte funciară, certificat de înmatriculare, extrase bancare;
• testamentul, dacă există.

Dacă nu mai ai actul de identitate al defunctului, nu te bloca: notarul poate verifica datele prin alte documente și prin sistemele disponibile. Dacă ai pierdut și alte hârtii, ajută Acte pierdute înainte de notar: cum obții duplicatele.

De ce contează ultimul domiciliu al defunctului?

Succesiunea se dezbate la notarul din circumscripția ultimului domiciliu al defunctului, nu la cel ales după comoditate. Ultimul domiciliu se dovedește cu actul de identitate, cu o adeverință de la primărie sau cu alte documente care atestă unde locuia efectiv.

Aceasta e regula generală, iar excepțiile sunt rare. Dacă defunctul a locuit în străinătate, competența se stabilește după alte norme, mai ales dacă bunurile sunt în România. Pentru cazuri cu moștenitori în afară, vezi Succesiunea cu moștenitori în străinătate: pașii practici.

Atenție: dacă defunctul a avut un testament, notarul îl va verifica în registrele notariale. Spune-i din prima, ca să nu înceapă procedura ca și cum ar fi vorba de moștenire legală.

Ce acte aduc moștenitorii?

Moștenitorii vin cu propriile documente, nu doar cu cele ale defunctului. Fiecare aduce actul de identitate, certificatul de naștere care dovedește legătura de rudenie și, la soț, certificatul de căsătorie. Dacă un moștenitor a fost căsătorit și și-a schimbat numele, aduce și certificatul de căsătorie ca să se vadă continuitatea.

Cine sunt moștenitorii, și în ce ordine, e explicat în Moștenitorii legali: clasele de moștenitori pe înțeles. Notarul determină și cotele, iar documentele de rudenie sunt probele pe baza cărora o face.

Ce faci dacă defunctul nu avea acte la zi?

Se întâmplă ca defunctul să nu aibă imobilul intabulat, să aibă un nume scris diferit în acte sau să fi lăsat acte de stare civilă lipsă. Notarul poate cere rectificări, declarații sau documente suplimentare. Dacă numele diferă de la un act la altul, uneori este nevoie de o dovadă prin care se arată că este vorba de aceeași persoană.

Asemenea probleme apar mai des la succesiunile deschise după mulți ani. Dacă te afli în această situație, citește Succesiunea dezbătută după mulți ani: ce trebuie să știi, care explică cum se procedează cu actele vechi.

Cum pregătești dosarul în ordine?

Strânge totul într-un singur dosar, în ordine logică, pentru a ajunge la notar cu o listă clară. Ordinea recomandată este: certificatul de deces, actele de identitate și de stare civilă ale defunctului, actele de proprietate, actele moștenitorilor, apoi eventualele acte speciale (testament, procuri, acte străine).

Fă copii pentru tot ce poți și păstrează originalele la tine, ca să le prezinți când ți se cer. Notarul le verifică și păstrează copii în dosar. Dacă ceva lipsește, îți spune în prima discuție, nu în ziua actului.

Pe aceeași temă, citește și Actele pentru vânzarea unei case cu teren: ce pregătești.

Pe aceeași temă, citește și Societatea comercială la notar: ce documente se cer.

Pe aceeași temă, citește și Notarul competent pentru succesiune: cum îl alegi corect.