Legalizarea semnăturii este operațiunea prin care notarul confirmă că documentul a fost semnat de tine, în fața lui, după ce ți-a verificat identitatea. Legalizarea copiei este certificarea faptului că o fotocopie corespunde exact originalului pe care i l-ai arătat. Ambele sunt acte notariale rapide și uzuale, dar au efecte limitate: notarul nu garantează adevărul celor scrise în document și nici nu transformă un înscris obișnuit într-un act autentic.
Instituțiile cer frecvent „semnătură legalizată” sau „copie legalizată”, iar confuzia cu autentificarea duce la drumuri inutile sau, mai grav, la acte refuzate. Articolul explică ce face notarul în fiecare caz, prin ce diferă legalizarea de autentificare și de data certă, când ți se cere și ce alternative există. Informațiile sunt generale; forma exactă cerută o afli de la instituția care primește documentul, iar pentru acte cu efecte importante discută cu un notar sau un avocat.
Ce înseamnă legalizarea semnăturii
Răspunsul direct: la legalizarea semnăturii, notarul atestă identitatea semnatarului și faptul că semnătura a fost dată în prezența lui, la o anumită dată. Notarul nu redactează actul, nu îl citește împreună cu tine în sensul autentificării și nu răspunde pentru conținut.
Ce verifică notarul
- Identitatea ta, pe baza unui act de identitate valabil; ce documente sunt acceptate afli din Actele de identitate la notar: ce se acceptă și ce nu.
- Faptul că semnezi în fața lui sau, în anumite condiții, că recunoști semnătura ca fiind a ta.
- Că documentul nu are un conținut vădit contrar legii sau bunelor moravuri; notarul poate refuza legalizarea în asemenea situații.
Ce nu verifică
- dacă afirmațiile din document sunt adevărate;
- dacă documentul îndeplinește condițiile cerute de o anumită instituție;
- dacă actul produce efectele pe care le urmărești.
Persoanele care nu pot semna sau nu cunosc limba română
Legalizarea semnăturii presupune ca semnatarul să înțeleagă ce semnează. Dacă nu cunoști limba română, notarul folosește, de regulă, un interpret autorizat, iar documentul poate fi redactat bilingv. Dacă o persoană nu poate semna din cauza unei boli sau a unei dizabilități, legea notarială prevede proceduri speciale, iar uneori soluția corectă este autentificarea actului, nu legalizarea semnăturii. Spune-i notarului de la programare dacă te afli într-una dintre aceste situații, ca să poată organiza procedura.
Legalizarea pe un contract între două persoane
Când două sau mai multe persoane semnează un contract sub semnătură privată și vor să își legalizeze semnăturile, fiecare trebuie să semneze în fața notarului. Ele pot veni împreună sau separat, chiar la notari diferiți, iar fiecare legalizare privește doar semnătura persoanei prezente. Legalizarea nu verifică echilibrul contractului și nici dacă părțile au înțeles toate clauzele, așa că pentru înțelegeri importante merită o discuție prealabilă cu un avocat.
Sfat: Nu semna documentul acasă. Semnătura se dă în fața notarului; dacă ai semnat deja, notarul îți va cere fie să semnezi din nou pe un alt exemplar, fie să recunoști semnătura, după procedura aplicabilă.
Legalizare, autentificare și dată certă: diferențele
Cele trei operațiuni sunt adesea confundate, dar au efecte foarte diferite. Tabelul de mai jos rezumă distincțiile practice.
| Operațiune | Ce face notarul | Forță juridică | Exemple |
|---|---|---|---|
| Legalizarea semnăturii | confirmă identitatea semnatarului și semnătura dată în fața lui | dovedește semnătura și data, nu conținutul | declarații pentru bănci, specimene de semnătură, unele formulare |
| Legalizarea copiei | confirmă că fotocopia corespunde originalului | copia poate fi folosită în locul originalului, unde se acceptă | diplome, certificate, acte de proprietate |
| Dată certă | atestă data la care i-a fost prezentat înscrisul | data devine opozabilă terților | contracte sub semnătură privată, înțelegeri |
| Autentificarea | redactează sau verifică actul, citește, constată consimțământul | act autentic, cu forță probantă sporită | vânzarea unui imobil, procuri, testamente autentice |
De ce contează diferența
Un înscris autentic face dovada deplină a constatărilor personale ale notarului până la înscrierea în fals, iar în anumite condiții poate constitui titlu executoriu. Un înscris cu semnătura legalizată rămâne un înscris sub semnătură privată, chiar dacă identitatea semnatarului este confirmată. Pentru actele pentru care legea cere forma autentică, cum este vânzarea unui imobil, legalizarea semnăturii nu este suficientă; etapele vânzării sunt descrise în Vânzarea-cumpărarea la notar: ghid complet al procedurii.
Când ți se cere legalizarea semnăturii
Legalizarea semnăturii este cerută acolo unde instituția vrea să fie sigură cine a semnat, fără să ceară întregul control al unui act autentic. Situațiile cele mai frecvente sunt:
- declarații pe propria răspundere pentru bănci, societăți sau instituții străine (vezi Declarația pe propria răspundere la notar: când se cere);
- specimenul de semnătură al administratorilor unei societăți;
- împuterniciri simple pentru ridicarea unor documente;
- contracte sub semnătură privată pentru care părțile vor o dovadă suplimentară a semnăturii;
- cereri și formulare către instituții care prevăd expres semnătura legalizată;
- semnătura traducătorului autorizat pe traducerile oficiale.
Specimenul de semnătură
Specimenul de semnătură este modelul semnăturii unei persoane care reprezintă o societate, folosit pentru verificări ulterioare de bănci sau instituții. El se poate da la notar, prin legalizarea semnăturii, sau direct la instituțiile care primesc specimenul în condițiile lor. Întreabă instituția ce variantă acceptă.
Legalizarea copiilor: cum funcționează
Răspunsul direct: legalizarea copiei înseamnă că notarul compară fotocopia cu originalul pe care i-l prezinți și certifică, printr-o mențiune și o ștampilă, că sunt identice. Notarul nu certifică valabilitatea documentului original și nici adevărul celor scrise în el.
Ce aduci
- Documentul original, în stare bună, fără ștersături sau adăugiri suspecte.
- Fotocopiile, dacă biroul nu le face el; multe birouri le realizează pe loc.
- Actul de identitate, în anumite situații.
Când poate refuza notarul
Notarul poate refuza legalizarea copiei dacă originalul prezintă modificări, ștersături sau rupturi care afectează conținutul, dacă documentul este doar o copie și nu un original, ori dacă legea limitează reproducerea anumitor documente. Pentru documentele întocmite într-o limbă străină, întreabă dinainte dacă e nevoie și de traducere.
Legalizarea semnăturii traducătorului
Traducerile oficiale din România sunt realizate de traducători autorizați de Ministerul Justiției. Pentru multe instituții, traducerea trebuie însoțită de legalizarea semnăturii traducătorului, operațiune făcută de notar. Prin ea, notarul confirmă că traducerea poartă semnătura unui traducător autorizat, înregistrat, nu că traducerea este corectă din punct de vedere lingvistic. Procedura completă este descrisă în Traducerile legalizate: cum se obțin prin traducător și notar.
Situații tipice:
- procuri și declarații date în străinătate, aduse în România (vezi Procura dată în străinătate: consulat, apostilă și traducere);
- acte de stare civilă străine, folosite la o succesiune sau la o căsătorie;
- diplome și foi matricole pentru recunoaștere sau angajare;
- documente românești traduse pentru a fi folosite în străinătate.
Alternative la copia legalizată
Nu orice instituție cere copii legalizate la notar. În funcție de reglementarea aplicabilă, poți folosi și alte variante, care pot fi mai simple sau mai ieftine.
| Variantă | Cum se obține | Când e acceptată |
|---|---|---|
| Copie certificată de instituția emitentă | o ceri de la instituția care a emis originalul | când instituția destinatară acceptă copia certificată de emitent |
| Copie „conform cu originalul” semnată de tine | scrii mențiunea pe copie și semnezi | la multe ghișee publice, adesea cu prezentarea originalului |
| Copie certificată de avocat | avocatul atestă conformitatea, în condițiile legii profesiei | când instituția acceptă acest tip de atestare |
| Duplicat sau certificat nou | îl ceri de la emitent | pentru acte de stare civilă, certificate fiscale, extrase |
Important: Întreabă întotdeauna instituția ce formă acceptă, înainte să plătești legalizări. Unele ghișee cer explicit copie legalizată la notar, altele se mulțumesc cu prezentarea originalului și o copie simplă.
Cum decurge vizita la notar
Legalizările sunt printre cele mai rapide acte notariale, dar o pregătire minimă îți scurtează timpul la birou.
- Verifică cerința: semnătură legalizată, copie legalizată sau act autentic?
- Pregătește documentul de semnat, complet, fără spații goale care ar putea fi completate ulterior.
- Ia actul de identitate și originalele pentru copii.
- Semnează în fața notarului, după verificarea identității.
- Primești documentul cu încheierea de legalizare, ștampila și semnătura notarului.
Costurile sunt stabilite prin reglementările profesiei și depind de numărul de semnături sau de pagini; principiile de calcul sunt explicate în Onorariul notarial: cum se calculează și ce include. Pentru o listă a documentelor pe tipuri de acte, vezi Documentele necesare la notar: ghid complet pe tipuri de acte.
Documente pentru străinătate
Dacă documentul legalizat va fi folosit în altă țară, întreabă de apostilă. Pentru actele notariale românești, apostila se aplică de camera notarilor publici competentă. Instituția străină poate cere și o traducere în limba ei.
Greșeli frecvente
- Legalizarea semnăturii în loc de autentificare, pentru acte care cer formă autentică (vânzări, donații de imobile, procuri de vânzare).
- Documentul semnat dinainte și adus la notar doar pentru ștampilă.
- Spații libere în document, care pot fi completate după legalizare.
- Lipsa originalului la legalizarea copiilor.
- Copii legalizate inutil, când instituția accepta copii simple.
- Uitarea apostilei pentru documentele destinate străinătății.
Pentru procurile auto, unde confuzia dintre legalizare și autentificare apare des, vezi Procura pentru mașină: vânzare, înmatriculare și folosire. Pentru procurile în general, consultă ghidul complet al procurii notariale.
Pe scurt: legalizare sau autentificare?
Legalizarea semnăturii confirmă cine a semnat și când, iar legalizarea copiei confirmă că fotocopia corespunde originalului. Niciuna nu garantează conținutul și niciuna nu ține loc de autentificare. Când legea cere un act autentic, singura soluție este autentificarea la notar.
De reținut:
- semnezi întotdeauna în fața notarului;
- la copii, notarul are nevoie de original;
- data certă protejează data unui înscris, nu conținutul lui;
- verifică dinainte ce formă cere instituția destinatară;
- pentru străinătate, întreabă de apostilă și traducere;
- pentru acte cu efecte importante, discută cu un notar sau un avocat ce formă e potrivită.
Întrebări frecvente
Notarul răspunde pentru conținutul unui document cu semnătura legalizată?
Nu. La legalizare, notarul confirmă identitatea semnatarului și faptul că semnătura a fost dată în fața lui, nu adevărul sau legalitatea fiecărei clauze.
Pot vinde un apartament cu un contract cu semnăturile legalizate?
Nu. Vânzarea unui imobil se încheie, ca regulă, în formă autentică, iar legalizarea semnăturilor nu înlocuiește autentificarea.
Notarul poate legaliza copia unei copii?
În regula generală, nu. Notarul certifică conformitatea copiei cu originalul pe care i-l prezinți, deci are nevoie de documentul original.
Ce înseamnă dată certă?
Este atestarea de către notar a datei la care i s-a prezentat un înscris, astfel încât acea dată să poată fi opusă terților.
Copiile legalizate au termen de valabilitate?
Legalizarea în sine nu expiră, dar instituțiile pot cere copii recente sau documente originale actualizate, mai ales pentru certificate și extrase.
