Declarația pe propria răspundere este un document prin care afirmi, sub semnătură, că anumite fapte sunt adevărate și îți asumi consecințele legale dacă nu sunt. De cele mai multe ori o poți scrie și semna singur, iar instituția o acceptă așa. Ai nevoie de notar atunci când legea sau instituția care o primește cere expres forma autentică ori legalizarea semnăturii, pentru că în acele situații este necesară certitudinea că tu ai semnat și că ai înțeles ce declari.
Întrebarea „trebuie să merg la notar pentru declarație?” apare des, iar răspunsul diferă de la o instituție la alta. Articolul explică formele posibile ale unei declarații, situațiile tipice în care notarul este necesar, procedura propriu-zisă și răspunderea pentru o declarație falsă. Informațiile au caracter general; cerința exactă o afli de la instituția care îți solicită declarația, iar pentru efectele juridice ale unei declarații importante discută cu un notar sau un avocat.
Ce este declarația pe propria răspundere
Răspunsul direct: declarația pe propria răspundere este un înscris unilateral, prin care o persoană confirmă fapte sau situații personale, cunoscând că declararea necorespunzătoare a adevărului este sancționată de lege. Ea nu creează, de regulă, drepturi noi, ci atestă o realitate.
Câteva exemple de fapte declarate frecvent:
- starea civilă (necăsătorit, divorțat, văduv) sau regimul matrimonial;
- faptul că un bun nu este grevat de sarcini sau nu face obiectul unui litigiu;
- domiciliul sau reședința efectivă;
- veniturile sau lipsa lor, într-o anumită perioadă;
- faptul că o persoană se află în întreținerea ta;
- îndeplinirea unor condiții cerute pentru o autorizație sau o înregistrare.
Declarația se deosebește de procură, prin care dai cuiva puterea de a acționa în numele tău, și de acordul sau consimțământul pentru un act anume, cum este acordul părinților pentru călătoria unui copil. Pentru procuri, vezi ghidul complet al procurii notariale.
Cele trei forme posibile ale unei declarații
Aceeași declarație poate avea forme diferite, cu forță juridică diferită. Instituția care o cere stabilește, în limitele legii, ce formă acceptă.
| Formă | Cine intervine | Ce garantează | Exemple de folosire |
|---|---|---|---|
| Declarație simplă | doar tu | doar faptul că documentul poartă semnătura ta | multe ghișee publice, angajatori, școli |
| Declarație cu semnătura legalizată | notarul legalizează semnătura | că tu ai semnat, în fața notarului, la o anumită dată | unele bănci, instituții străine, societăți |
| Declarație autentică | notarul autentifică actul | identitatea, consimțământul, data și conținutul declarat în fața notarului | acte imobiliare, acorduri pentru minori, acte cu efecte importante |
Diferența dintre legalizare și autentificare
La legalizarea semnăturii, notarul confirmă doar că semnătura îți aparține și a fost dată în fața lui, fără să își asume conținutul. La autentificare, notarul verifică identitatea, capacitatea și consimțământul tău, îți citește actul și îl învestește cu forța probantă a unui înscris autentic. Explicațiile complete sunt în Legalizarea semnăturii și a copiilor: ce face notarul.
Data certă
Uneori nu contează forma, ci data. Notarul poate conferi dată certă unui înscris sub semnătură privată, ceea ce face ca data documentului să fie opozabilă terților. Este util, de exemplu, pentru dovedirea momentului în care ai făcut o declarație sau ai încheiat o înțelegere.
Când cere notarul declarații la actele imobiliare
Răspunsul direct: la vânzarea, donația sau ipoteca unui imobil, notarul îți cere de regulă câteva declarații, care fac parte din dosarul actului și îl ajută să verifice situația juridică a bunului și a părților. Aceste declarații se dau la notar, în ziua semnării sau înainte.
Declarațiile uzuale ale vânzătorului sau donatorului privesc:
- Starea civilă și regimul matrimonial: dacă ești căsătorit, dacă bunul este propriu sau comun.
- Situația juridică a bunului: că nu a fost înstrăinat anterior, că nu este scos din circuitul civil, că nu face obiectul unor litigii sau sarcini nedeclarate.
- Situația locativă: dacă bunul este închiriat sau ocupat de alte persoane.
- Situația datoriilor legate de bun, inclusiv cele față de asociația de proprietari.
Pentru un bun propriu care este locuința familiei, se cere și acordul celuilalt soț, iar dacă imobilul este bun comun, de regulă consimțământul ambilor soți. Etapele vânzării sunt descrise în Vânzarea-cumpărarea la notar: ghid complet al procedurii, iar actele de pregătit în Actele pentru vânzarea unui apartament: listă de verificare.
Sfat: Întreabă notarul dinainte ce declarații vei semna în ziua actului și ce informații trebuie să cunoști (de exemplu, data căsătoriei sau datele actului de dobândire). Vei semna mai repede și fără ezitări.
Alte situații în care declarația se face la notar
Dincolo de imobile, declarațiile notariale apar în multe proceduri. Lista de mai jos nu este exhaustivă, dar acoperă cazurile cele mai frecvente.
- Acordul pentru călătoria unui minor în străinătate, când acesta pleacă doar cu unul dintre părinți sau cu o altă persoană; regulile sunt explicate în Acordul părinților pentru călătoria minorului în străinătate.
- Declarațiile din procedura succesorală: acceptarea sau renunțarea la moștenire au formă solemnă și reguli proprii, explicate în Renunțarea la moștenire: cum se face și ce consecințe are și Opțiunea succesorală: termenul de un an și ce înseamnă.
- Declarații pentru instituții din străinătate: stare civilă, lipsa unor impedimente, susținere financiară, adesea cu apostilă și traducere.
- Declarații pentru documente de călătorie ale minorilor, când unul dintre părinți nu poate fi prezent.
- Declarații cerute de bănci pentru credite sau pentru deschiderea unor conturi, în anumite situații.
- Declarații cerute de societăți sau de registre, atunci când formularul instituției prevede legalizarea semnăturii.
Când nu ai nevoie de notar
Răspunsul direct: în multe relații cu instituțiile publice din România, declarația pe propria răspundere simplă este suficientă, mai ales acolo unde reglementările au urmărit simplificarea procedurilor administrative și eliminarea unor documente doveditoare. Notarul devine necesar doar când o normă sau formularul instituției cere expres altă formă.
Situații în care, de regulă, o declarație simplă ajunge:
- formulare ale școlilor, grădinițelor sau universităților;
- declarații către angajator privind persoanele aflate în întreținere sau alte date personale;
- declarații incluse în formularele unor instituții publice, semnate la ghișeu;
- declarații privind conformitatea unor copii, acolo unde instituția acceptă mențiunea „conform cu originalul”.
Important: Nu plăti un act notarial înainte să verifici cerința exactă. Întreabă instituția, în scris dacă se poate, ce formă acceptă: simplă, cu semnătura legalizată sau autentică.
Cum decurge declarația la notar
Procedura este scurtă și seamănă cu cea pentru orice alt act notarial simplu. Durata depinde mai ales de cât de clar știi ce trebuie să declari.
- Stabilești conținutul: ai textul cerut de instituție sau îl redactează notarul, pe baza informațiilor tale.
- Prezinți actul de identitate valabil; vezi Actele de identitate la notar: ce se acceptă și ce nu.
- Notarul verifică identitatea, capacitatea și dacă înțelegi ce declari.
- Citești sau ți se citește declarația, apoi o semnezi.
- Notarul autentifică sau legalizează semnătura și îți eliberează exemplarele.
Dacă declarația va fi folosită în străinătate, întreabă de apostilă. Pentru actele notariale românești, apostila se aplică de camera notarilor publici competentă. Dacă instituția străină cere o traducere, aceasta se face de un traducător autorizat, iar procedura este descrisă în Traducerile legalizate: cum se obțin prin traducător și notar. Pentru o vizită eficientă la notar, consultă și Programarea la notar: cum te pregătești ca să nu amâni actul.
Declarația dată de altcineva în locul tău
O declarație pe propria răspundere este, prin natura ei, personală: atestă fapte pe care tu le cunoști și le asumi. De regulă, nu poate fi dată de un mandatar în locul tău. Dacă ai nevoie ca altcineva să te reprezinte într-o procedură, îți trebuie o procură, iar diferențele dintre tipurile de procuri sunt explicate în Procura specială și procura generală: diferențe practice.
Răspunderea pentru o declarație falsă
Răspunsul direct: declararea necorespunzătoare a adevărului într-un înscris destinat unei autorități, pentru a produce efecte juridice, poate constitui infracțiunea de fals în declarații, prevăzută de Codul penal. Pe lângă răspunderea penală, pot apărea consecințe civile importante.
| Tip de consecință | Ce poate însemna |
|---|---|
| Penală | cercetare pentru fals în declarații sau, după caz, pentru alte infracțiuni |
| Civilă | anularea actului încheiat pe baza declarației și obligația de despăgubire |
| Administrativă | pierderea unui drept, a unei autorizații sau a unui beneficiu |
| Contractuală | rezilierea contractului sau pierderea garanțiilor |
Exemplu tipic: un vânzător declară că nu este căsătorit, deși bunul este comun. Actul poate fi atacat de celălalt soț, iar cumpărătorul poate cere despăgubiri. Faptul că o declarație e „doar o formalitate” nu reduce răspunderea.
Atenție: Dacă nu ești sigur de un fapt pe care trebuie să îl declari (de exemplu, regimul juridic al unui bun primit demult), spune-i notarului înainte de semnare. Este mai bine să amâni actul decât să declari ceva inexact.
Greșeli frecvente
Câteva greșeli apar des și duc la refuzul declarației sau la drumuri suplimentare.
- Forma greșită: declarație simplă acolo unde se cerea autentificare, sau invers, cost inutil.
- Text incomplet: lipsesc datele cerute de instituție (perioadă, destinație, identificarea bunului).
- Declarație veche: unele instituții acceptă doar declarații recente.
- Lipsa apostilei pentru declarațiile folosite în străinătate.
- Confuzia între declarație și procură: o declarație nu îi dă altcuiva dreptul să semneze pentru tine.
Recapitulare: când mergi la notar
Declarația pe propria răspundere atestă fapte personale, sub sancțiunea legii. Forma simplă este suficientă în multe situații, dar notarul este necesar când instituția sau legea cere legalizarea semnăturii ori forma autentică, cum se întâmplă la actele imobiliare, la acordurile privind minorii sau la documentele destinate străinătății.
De reținut:
- verifică întâi, la instituție, ce formă acceptă;
- legalizarea confirmă semnătura, autentificarea confirmă și conținutul declarat în fața notarului;
- declarația este personală și nu ține loc de procură;
- o declarație falsă poate avea consecințe penale și civile;
- pentru străinătate, întreabă de apostilă și de traducere;
- pentru efectele unei declarații importante, consultă un notar sau un avocat.
Întrebări frecvente
O declarație pe propria răspundere trebuie făcută obligatoriu la notar?
Nu. Multe instituții acceptă declarații simple; notarul e necesar doar când legea sau instituția cere expres legalizarea semnăturii ori forma autentică.
Ce diferență este între declarația autentificată și cea cu semnătura legalizată?
La autentificare, notarul verifică identitatea, capacitatea și consimțământul și îți citește actul. La legalizare, notarul confirmă doar că tu ai semnat în fața lui.
Poate da altcineva declarația în locul meu?
De regulă, nu, pentru că declarația atestă fapte personale. Pentru reprezentare într-o procedură ai nevoie de o procură.
Ce risc dacă declar ceva neadevărat?
Poți răspunde penal pentru fals în declarații, iar actul încheiat pe baza declarației poate fi anulat, cu obligația de a plăti despăgubiri.
Pot folosi în străinătate o declarație făcută la un notar din România?
Da, de regulă cu apostila aplicată de camera notarilor publici și, dacă se cere, cu traducere autorizată în limba țării respective.
