Notarul acceptă ca dovadă a identității doar un act de identitate valabil: cartea de identitate, cartea electronică de identitate, cartea de identitate provizorie sau pașaportul, iar pentru cetățenii străini pașaportul ori, în cazul cetățenilor din Uniunea Europeană, cartea națională de identitate. Nu sunt acceptate permisul de conducere, legitimațiile de serviciu, actele expirate sau fotografiile de pe telefon ale unui document, oricât de clare ar fi.
Identificarea părților este prima verificare pe care o face notarul și una dintre cele mai importante, pentru că un act autentic trebuie să arate fără dubiu cine l-a semnat. De aceea, regulile sunt strict aplicate, iar o problemă cu actul de identitate poate amâna o vânzare pregătită de luni de zile. Ghidul de mai jos explică ce acte se acceptă, ce situații speciale apar și cum le rezolvi din timp. Regulile privind actele de identitate se pot modifica, așa că, pentru un caz neobișnuit, întreabă biroul notarial înainte de programare.
De ce este atât de strictă identificarea
Notarul răspunde pentru faptul că persoana care semnează este chiar cea care apare în act. Un act autentic semnat de altcineva, sub o identitate falsă, poate produce pagube uriașe, mai ales la vânzările de imobile, unde fraudele cu identitate furată sunt un risc real.
Ce verifică notarul
- dacă actul de identitate este autentic și valabil;
- dacă fotografia și datele corespund persoanei prezente;
- dacă numele din act corespunde cu cel din documentele de proprietate;
- dacă persoana are capacitatea de a încheia actul, de exemplu vârsta;
- în multe cazuri, dacă actul nu figurează ca pierdut, furat sau anulat, prin sistemele de verificare puse la dispoziție de autorități.
Identificarea se face pentru fiecare persoană care semnează: vânzător, cumpărător, mandatar, părinte care reprezintă un minor. Lista celorlalte documente necesare este în Documentele necesare la notar: ghid complet pe tipuri de acte.
Actele acceptate pentru cetățenii români
Cetățenii români se identifică, în mod obișnuit, cu cartea de identitate sau cu pașaportul. Există însă mai multe tipuri de carte de identitate, iar fiecare are particularitățile ei.
| Document | Acceptat la notar | Observații |
|---|---|---|
| Carte de identitate | Da, dacă e valabilă | Documentul clasic, cu adresa de domiciliu tipărită |
| Carte electronică de identitate | Da, dacă e valabilă | Domiciliul nu este tipărit pe card |
| Carte de identitate provizorie | Da, în general | Are valabilitate scurtă; verifică data |
| Pașaport românesc | Da | Util mai ales pentru cei cu domiciliul în străinătate |
| Pașaport temporar | De regulă da | Confirmă cu biroul notarial |
| Permis de conducere | Nu | Nu este act de identitate |
| Certificat de naștere | Nu, pentru adulți | Se folosește pentru minorii sub 14 ani, alături de părinți |
Cartea electronică de identitate
Cartea electronică de identitate are un cip în care sunt stocate datele titularului, iar adresa de domiciliu nu mai apare tipărită pe card. Odată cu ea, titularul primește un document care atestă domiciliul. Pentru actele la care contează adresa, notarul poate cere acest document, așa că adu-l cu tine.
Cartea de identitate provizorie
Cartea de identitate provizorie se eliberează în situații speciale, de exemplu când persoana nu poate dovedi adresa de domiciliu sau când are domiciliul în străinătate și locuiește temporar în România. Are o valabilitate scurtă, așa că verifică data înainte de programare.
Pașaportul pentru românii din străinătate
Cetățenii români cu domiciliul în străinătate au, de regulă, un pașaport în care este înscris acest statut și nu au carte de identitate românească. Pașaportul este suficient pentru identificare la notar. Dacă semnezi actul din țara în care locuiești, citește Procura dată în străinătate: consulat, apostilă și traducere.
Sfat: Notează data expirării actului de identitate al fiecărei părți atunci când fixezi programarea. Dacă actul expiră înainte de semnare, reînnoirea durează, iar data trebuie mutată.
Actele acceptate pentru cetățenii străini
Cetățenii străini se identifică la notar, de regulă, cu pașaportul național valabil. Cetățenii statelor Uniunii Europene și ai Spațiului Economic European pot folosi și cartea națională de identitate, dacă este un document valabil de călătorie și identitate.
Ce mai poate cere notarul
- documentul de ședere în România, dacă străinul locuiește aici;
- codul numeric personal sau numărul de identificare fiscală, dacă tranzacția îl cere, de exemplu la cumpărarea unui imobil;
- un interpret autorizat, dacă persoana nu cunoaște limba română;
- traducerea autorizată a unor documente străine care însoțesc actul.
Pentru numărul de identificare fiscală al unui străin, informațiile oficiale sunt la ANAF. Despre traduceri, vezi Traducerile legalizate: cum se obțin prin traducător și notar.
Interpretul la semnare
Un act autentic trebuie înțeles de toate părțile. Dacă una dintre ele nu vorbește română, notarul cere prezența unui interpret autorizat, care traduce conținutul actului și semnează alături de părți. Programează interpretul odată cu notarul, pentru că disponibilitatea lui contează.
Minorii și persoanele ocrotite
Minorii nu se identifică singuri în același fel ca adulții, pentru că nu au capacitate deplină de exercițiu. Notarul identifică atât minorul, cât și persoanele care îl reprezintă sau îi încuviințează actele.
| Vârsta | Cum se identifică minorul | Cine semnează |
|---|---|---|
| Sub 14 ani | Certificatul de naștere, eventual pașaportul | Părinții sau tutorele, în numele lui |
| Între 14 și 18 ani | Cartea de identitate proprie | Minorul, cu încuviințarea părinților sau a tutorelui |
| Persoană pusă sub ocrotire | Actul propriu de identitate | Reprezentantul legal, cu actele care îi dovedesc calitatea |
Pentru acordul de călătorie al unui copil, de exemplu, se aduc actele de identitate ale părinților și certificatul de naștere al copilului; detaliile sunt în Acordul părinților pentru călătoria minorului în străinătate.
Ce nu acceptă notarul
Unele documente seamănă cu un act de identitate sau conțin fotografie și date personale, dar nu au acest statut legal. Notarul le refuză, chiar dacă le folosești zilnic pentru alte scopuri.
- permisul de conducere, care dovedește dreptul de a conduce, nu identitatea;
- legitimațiile de serviciu, de student sau de pensionar;
- cardul de sănătate;
- orice act expirat, chiar dacă a expirat de o zi;
- copiile, chiar legalizate, și fotografiile actului;
- adeverințele emise în locul unui act pierdut, dacă nu sunt acte de identitate recunoscute de lege.
Atenție: Dacă actul tău de identitate a fost pierdut sau furat, declară-l imediat și cere unul nou. Un act declarat pierdut, chiar dacă l-ai găsit ulterior, poate fi invalidat în evidențe și refuzat la notar.
Dacă rămâi fără act chiar înainte de semnare
Pierderea sau furtul actului de identitate cu puține zile înainte de programare se întâmplă mai des decât ai crede. Câteva variante practice:
- dacă ai un pașaport valabil, verifică cu biroul notarial dacă îl poți folosi în locul cărții de identitate;
- întreabă la serviciul de evidență a persoanelor dacă poți obține rapid o carte de identitate provizorie;
- dacă nu ai nicio soluție rapidă, anunță imediat notarul și cealaltă parte, ca să stabiliți o nouă dată.
Nu încerca să te prezinți cu o copie sau cu dovada declarării pierderii, pentru că notarul nu le poate accepta ca act de identitate.
Numele care nu se potrivesc între acte
O problemă frecventă nu ține de valabilitatea actului, ci de diferențele dintre numele din actul de identitate și cel din documentele de proprietate. Notarul trebuie să facă legătura între ele fără dubiu.
Cazuri tipice
- Numele schimbat prin căsătorie sau divorț: aduci certificatul de căsătorie sau hotărârea de divorț.
- Diacritice lipsă sau greșite: de exemplu „Stefan” în loc de „Ștefan”; notarul poate cere acte de stare civilă care arată forma corectă.
- Prenume compuse scrise diferit: un prenume lipsă sau inversat într-un act vechi.
- Erori de transcriere în actele vechi de proprietate.
În cele mai multe cazuri, certificatele de naștere și de căsătorie rezolvă diferența. Dacă eroarea este în titlul de proprietate, poate fi necesară o rectificare, pe care notarul ți-o explică. Situațiile similare apar des la succesiuni, unde actele sunt vechi; vezi Actele necesare la succesiune: listă pentru moștenitori.
Persoanele care nu pot semna sau nu pot citi
Legea notarială prevede reguli speciale pentru persoanele care, din cauza unei dizabilități sau a lipsei de școlarizare, nu pot citi sau semna actul. Ele nu sunt excluse de la actele notariale, dar procedura se adaptează.
- persoana care nu poate semna: notarul consemnează motivul, iar actul se încheie în prezența unui martor, după regulile legii;
- persoana nevăzătoare: actul i se citește, iar notarul consemnează acest lucru;
- persoana surdă sau mută: se poate folosi un interpret în limbajul semnelor sau alte modalități prevăzute de lege;
- persoana care nu știe să citească: actul i se citește de notar, în prezența unui martor.
Anunță biroul notarial dinainte despre astfel de situații, ca să fie pregătit martorul sau interpretul.
Cum eviți problemele în ziua semnării
Majoritatea problemelor cu identitatea se pot preveni cu o verificare simplă, făcută cu câteva săptămâni înainte. Folosește lista de mai jos pentru fiecare persoană care semnează:
- actul de identitate este original și valabil la data semnării;
- numele corespunde cu documentele de proprietate sau există actul care explică diferența;
- ai documentul care atestă domiciliul, dacă ai carte electronică;
- mandatarul are propriul act valabil și procura în original;
- pentru străini, ai rezervat interpretul și ai verificat ce date fiscale sunt necesare;
- pentru minori, ai certificatul de naștere și actele ambilor părinți, după caz.
Restul pregătirii este descris în Programarea la notar: cum te pregătești ca să nu amâni actul, iar lista pentru vânzare în Actele pentru vânzarea unui apartament: listă de verificare. Dacă ai nevoie doar de o semnătură legalizată, regulile de identificare sunt aceleași; vezi Legalizarea semnăturii și a copiilor: ce face notarul.
Esențialul despre identificarea la notar
Notarul te identifică doar pe baza unui act de identitate valabil, prezentat în original. Pentru români, acesta este cartea de identitate, în oricare dintre formele ei, sau pașaportul; pentru străini, pașaportul sau cartea de identitate europeană. Diferențele de nume se rezolvă cu acte de stare civilă, iar situațiile speciale se anunță din timp.
De reținut:
- actul trebuie să fie valabil în ziua semnării, nu doar la programare;
- permisul de conducere și copiile nu sunt acceptate;
- cartea electronică nu are domiciliul tipărit, deci adu documentul care îl atestă;
- străinii pot avea nevoie de interpret și de date fiscale;
- pentru orice situație neobișnuită, întreabă biroul notarial înainte.
Întrebări frecvente
Pot merge la notar cu permisul de conducere?
Nu. Permisul de conducere nu este act de identitate, iar notarul îl refuză.
Notarul acceptă cartea de identitate provizorie?
În general da, dacă este valabilă la data semnării. Verifică data, pentru că valabilitatea ei este scurtă.
Ce act folosește un român care locuiește în străinătate?
De regulă pașaportul românesc, în care este înscris domiciliul din străinătate. Este suficient pentru identificare la notar.
Pot semna la notar cu buletinul expirat de câteva zile?
Nu. Un act expirat nu mai dovedește identitatea, indiferent de câte zile au trecut.
Un străin care nu vorbește română poate semna la notar?
Da, dar cu un interpret autorizat, care îi traduce actul și semnează alături de părți. Interpretul se programează odată cu notarul.
