Procura dată în străinătate: consulat, apostilă și traducere

O procură dată în străinătate poate fi folosită în România pe două căi: autentificată la o misiune diplomatică sau un oficiu consular al României, ori autentificată de un notar străin și apoi apostilată (sau supralegalizată) și tradusă în limba română. Procura de la consulat este cea mai simplă, pentru că este redactată în română și produce aceleași efecte ca un act de la un notar din țară. Varianta cu notarul străin este utilă când consulatul este departe sau programările sunt aglomerate, dar cere mai mulți pași.

Românii care lucrează în alte țări au nevoie de procuri pentru vânzarea unui apartament, pentru o succesiune, pentru o mașină sau pentru acte la primărie. Cea mai frecventă problemă nu este lipsa procurii, ci o procură care nu poate fi folosită: lipsește apostila, traducerea nu e legalizată sau textul nu are puterile cerute de notarul român. Mai jos găsești pașii, în ordinea corectă. Informațiile sunt generale; cerințele se pot schimba, iar pentru cazul tău verifică pe site-ul Ministerului Afacerilor Externe și cu notarul din România care va folosi procura.

Cele trei căi posibile, pe scurt

Alegerea depinde de țara în care te afli și de cât de ușor ajungi la un consulat. Tabelul rezumă diferențele principale.

Indiferent de cale, procura trebuie să respecte regulile din dreptul român privind conținutul și forma: pentru vânzarea unui imobil sau pentru o succesiune, ea trebuie să fie specială și autentică. Noțiunile de bază sunt explicate în ghidul complet al procurii notariale.

Procura autentificată la consulatul României

Răspunsul direct: consulatul este, în general, cea mai sigură cale, pentru că actul consular este întocmit în limba română, după regulile românești, și nu mai are nevoie de apostilă sau traducere. Funcționarii consulari îndeplinesc atribuții notariale pentru cetățenii români.

Ce pregătești

1. Programarea, de obicei online, pe platforma de programări consulare a Ministerului Afacerilor Externe.
2. Actul de identitate românesc valabil, pașaport sau carte de identitate. Ce documente sunt acceptate la notar afli și din Actele de identitate la notar: ce se acceptă și ce nu.
3. Datele mandatarului: nume, cod numeric personal, act de identitate.
4. Datele bunului: adresa, numărul de carte funciară, numărul cadastral, seria de șasiu, după caz.
5. Textul procurii, ideal primit de la notarul din România care o va folosi.

De ce contează textul trimis din țară

Consulatele folosesc modele generale, care nu cuprind întotdeauna toate puterile accesorii cerute de un notar pentru o vânzare sau pentru o succesiune. Dacă îi ceri notarului român un proiect de procură și îl duci la consulat, elimini riscul unei procuri incomplete. Clauzele uzuale pentru imobile sunt descrise în Procura pentru vânzarea unui imobil: ce trebuie să cuprindă.

Sfat: Trimite proiectul de procură la consulat înainte de programare, dacă instituția permite, sau ia-l tipărit și pe telefon. Funcționarul poate prelua textul direct, iar întâlnirea durează mai puțin.

Procura la un notar străin, cu apostilă

Procura autentificată de un notar străin este valabilă în România dacă poartă apostila și este însoțită de o traducere autorizată. Calea este folosită mai ales în țările din Uniunea Europeană și în alte state care au aderat la Convenția de la Haga din 1961 privind suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine.

Ce este apostila

Apostila este o ștampilă sau un certificat standardizat, aplicat de autoritatea competentă din țara care a emis actul, prin care se confirmă autenticitatea semnăturii, calitatea semnatarului și sigiliul. Apostila nu verifică și nu garantează conținutul procurii. Autoritatea care o aplică diferă de la o țară la alta: poate fi o instanță, un minister, o prefectură sau o cameră a notarilor.

Pașii, în ordine

1. Obții de la notarul român proiectul de procură, ideal bilingv (limba țării și română).
2. Te prezinți la notarul străin, care autentifică sau legalizează semnătura, după regulile lui.
3. Duci actul la autoritatea care aplică apostila în țara respectivă.
4. Faci traducerea în limba română, fie în străinătate, urmată de verificări suplimentare, fie, cel mai simplu, în România, la un traducător autorizat, cu legalizarea semnăturii traducătorului la notar.
5. Trimiți originalul procurii cu apostila și traducerea legalizată în România, prin curier.

Atenție la diferența dintre „autentificare” și „legalizare”

În unele țări, notarul doar legalizează semnătura, fără să întocmească un act autentic în sensul dreptului român. Pentru actele care cer formă autentică în România, cum ar fi vânzarea unui imobil, notarul român poate refuza o asemenea procură. Întreabă-l dinainte ce formă acceptă. Diferența dintre cele două operațiuni este explicată în Legalizarea semnăturii și a copiilor: ce face notarul.

Țările care nu aplică apostila: supralegalizarea

Când țara în care te afli nu este parte la Convenția de la Haga și nu are un tratat bilateral cu România care să scutească actele de formalități, procura trebuie supralegalizată. Răspunsul direct: supralegalizarea este un lanț de confirmări pe cale diplomatică, mai lung decât apostila.

Cum arată lanțul de confirmări

1. Procura este autentificată de notarul sau autoritatea locală.
2. Semnătura acestuia este confirmată de autoritatea competentă a țării, de regulă ministerul afacerilor externe local.
3. Actul este supralegalizat de misiunea diplomatică sau oficiul consular al României din acea țară.
4. În România, actul se traduce și traducerea se legalizează.

Pentru unele state există tratate bilaterale care elimină aceste formalități. Lista se schimbă în timp, așa că verifică situația actuală pe site-ul Ministerului Afacerilor Externe sau la consulat, înainte de a porni procedura.

Traducerea în limba română

Orice procură redactată, total sau parțial, într-o limbă străină trebuie tradusă în română de un traducător autorizat de Ministerul Justiției, iar semnătura traducătorului se legalizează, de regulă, la un notar. Se traduc și apostila, ștampilele și mențiunile notarului străin.

Procedura și rolul traducătorului sunt explicate pe larg în Traducerile legalizate: cum se obțin prin traducător și notar. Dacă traducerea se face în străinătate, întreabă notarul român ce condiții trebuie să îndeplinească pentru a fi acceptată.

Atenție: Nu tradu singur procura și nu folosi un traducător neautorizat în România. Notarul nu poate folosi o traducere care nu îndeplinește condițiile legale, iar dosarul se amână.

Ce trebuie să conțină procura ca să fie acceptată

Indiferent de cale, procura trebuie să îndeplinească cerințele dreptului român pentru actul pe care îl vizează. Notarul care o va folosi verifică exact aceleași elemente ca la o procură dată în țară.

• Puteri exprese pentru actele de dispoziție: vânzare, donație, ipotecă, renunțare la moștenire. Detalii în Procura specială și procura generală: diferențe practice.
• Identificarea completă a bunului, cu datele din cartea funciară sau din certificatul de înmatriculare.
• Datele complete ale mandatarului, inclusiv codul numeric personal, dacă este cetățean român.
• Condițiile esențiale: preț minim, modalitate de plată, termene.
• Puterile accesorii: obținerea certificatelor, semnarea declarațiilor, plata taxelor.

Situații frecvente la românii din diaspora

• Vânzarea unui apartament din țară: procură specială pentru vânzare, cu preț minim și plata în contul tău.
• Succesiunea părinților: procură pentru acceptarea moștenirii sau pentru renunțare și pentru semnarea actelor procedurii. Contextul complet este în Succesiunea cu moștenitori în străinătate: pașii practici.
• Mașina rămasă în România: procură pentru vânzare, radiere sau înmatriculare; vezi Procura pentru mașină: vânzare, înmatriculare și folosire.
• Acordul pentru călătoria copilului: nu este o procură, ci o declarație distinctă, cu reguli proprii, explicată în Acordul părinților pentru călătoria minorului în străinătate.

Ordinea pașilor și timpul necesar

Durata totală variază de la câteva zile, pentru o procură la consulat, la câteva săptămâni, pentru o procură cu supralegalizare, traducere și curier. Planifică din timp, mai ales când există un termen: un antecontract, o succesiune cu termen fiscal, o ofertă de cumpărare.

Ordinea recomandată:

1. Discuți cu notarul român și obții proiectul de procură.
2. Alegi calea: consulat sau notar străin.
3. Te programezi și autentifici procura.
4. Obții apostila sau supralegalizarea, dacă e cazul.
5. Trimiți originalul în România și faci traducerea legalizată.
6. Notarul român verifică procura înainte de ziua semnării actului.

Dacă vrei ulterior să retragi procura, revocarea se poate face tot de la consulat sau de la un notar străin, cu aceleași formalități; detaliile sunt în Revocarea procurii: cum anulezi un mandat dat la notar.

Greșeli care întorc procura înapoi

Cele mai frecvente probleme sunt cunoscute și ușor de evitat.

• Procură fără apostilă, din țări care aplică Convenția de la Haga.
• Apostilă aplicată, dar netradusă.
• Traducere făcută de un traducător neautorizat în România.
• Procură doar cu semnătură legalizată, pentru un act care cere formă autentică.
• Text general, fără puterile exprese pentru vânzare sau renunțare.
• Date greșite ale imobilului sau ale mandatarului.
• Copie trimisă în locul originalului.

Recapitulare pentru românii din străinătate

Cea mai simplă cale este consulatul României: procura se face în limba română și se folosește direct în țară. Dacă alegi un notar străin, ai nevoie de apostilă (sau de supralegalizare, în țările care nu aplică apostila) și de traducere autorizată în limba română. În ambele cazuri, procura trebuie să aibă conținutul cerut de dreptul român pentru actul vizat.

De reținut:

• cere întâi proiectul de procură de la notarul din România;
• apostila confirmă semnătura și sigiliul, nu conținutul;
• se traduc textul, încheierea notarului străin și apostila;
• trimite originalul, nu o copie scanată;
• regulile se pot schimba, verifică pe site-ul Ministerului Afacerilor Externe și cu notarul.