Actele de stare civilă la notar: ce certificate se cer

La notar ți se pot cere certificatul de naștere, cel de căsătorie, cel de deces și hotărârea de divorț, pentru că aceste acte dovedesc cine ești, cine îți este rudă și cum sunt împărțite bunurile în familie. Nu toate apar la fiecare act: la o vânzare contează de obicei starea civilă și regimul bunurilor, la o succesiune contează decesul și legătura de rudenie, iar la un testament sau la o donație, identitatea și, uneori, rudenia.

Mulți oameni descoperă abia în ziua programării că le lipsește un certificat sau că numele din acte nu corespunde. Remedierea poate dura zile sau chiar săptămâni, așa că merită să verifici dinainte. Articolul descrie ce dovedește fiecare act, când se cere, cum obții un duplicat și ce faci dacă actul vine din străinătate. Informațiile sunt generale și nu înlocuiesc lista exactă a notarului la care ai programare.

Ce sunt actele de stare civilă și de ce le cere notarul

Actele de stare civilă sunt documentele care atestă faptele importante din viața unei persoane: nașterea, căsătoria și decesul. Ele se întocmesc și se păstrează de serviciile de stare civilă din primării și se eliberează sub forma certificatelor.

Notarul le cere pentru că pe baza lor verifică:

• identitatea și numele corect al părților și al persoanelor din dosar;
• starea civilă (necăsătorit, căsătorit, divorțat, văduv);
• legătura de rudenie, atunci când contează pentru dreptul la moștenire sau pentru o donație;
• decesul unei persoane, în procedurile de succesiune.

Tabelul de mai jos arată, orientativ, ce acte de stare civilă apar cel mai des la fiecare tip de act notarial.

Nu e nevoie să ai toate certificatele la tine în orice situație. Lista depinde de actul pe care îl încheiezi, iar notarul o stabilește. Imaginea completă a documentelor pentru fiecare tip de act este în Documentele necesare la notar: ghid complet pe tipuri de acte.

Certificatul de naștere: identitate și rudenie

Certificatul de naștere dovedește data și locul nașterii, numele și părinții unei persoane. La notar este cel mai des folosit pentru a stabili legătura de rudenie dintre un moștenitor și defunct sau dintre donator și donatar.

Când se cere

1. La succesiune, pentru a arăta că ești copilul, fratele sau altă rudă a persoanei decedate.
2. La donații între rude, când rudenia contează pentru formalități.
3. La acte pentru minori, pentru a dovedi legătura dintre părinte și copil.
4. Când ai schimbat numele și trebuie să arăți continuitatea între acte.

Observații utile

Verifică dacă pe certificat nu apar mențiuni de modificare (de exemplu schimbarea numelui) care trebuie reflectate în celelalte acte. Dacă numele diferă între acte, notarul va cere documente care explică schimbarea, cum este certificatul de căsătorie. Mai multe despre cum alegi persoanele cu drept la moștenire găsești în Moștenitorii legali: clasele de moștenitori pe înțeles.

Certificatul de căsătorie și regimul bunurilor

Certificatul de căsătorie dovedește că doi oameni sunt căsătoriți și de la ce dată, iar această informație atârnă greu la vânzări, donații și credite. Starea civilă arată dacă bunul face parte din bunurile comune ale soților sau este propriu, ceea ce schimbă cine trebuie să semneze.

Ce urmărește notarul

• dacă vânzătorul este căsătorit, pentru a vedea dacă și celălalt soț trebuie să participe sau să își dea acordul;
• dacă soții au ales un regim matrimonial diferit de cel obișnuit, caz în care se cere convenția matrimonială;
• dacă bunul a fost dobândit înainte sau în timpul căsătoriei, ceea ce influențează calificarea lui.

În practică, la vânzarea unui apartament, notarul poate cere certificatul de căsătorie sau o declarație privind starea civilă. Lista completă pentru acest caz se găsește în Actele pentru vânzarea unui apartament: listă de verificare.

Divorțul: hotărârea, certificatul și partajul

Dacă ai divorțat, notarul poate cere dovada divorțului și pe cea a împărțirii bunurilor, pentru că de acestea depinde cine are dreptul să vândă. Divorțul se poate pronunța în instanță sau, în anumite situații, prin procedura la notar sau la ofițerul de stare civilă. Documentul de pe urma căruia rezultă divorțul trebuie să arate că hotărârea este definitivă.

Partajul

Un divorț nu împarte automat bunurile. Dacă imobilul a rămas în coproprietate, vânzarea cere acordul ambilor foști soți, cu excepția cazului în care partajul a stabilit altceva. Pentru discuția despre împărțirea voluntară a bunurilor comune vezi Partajul voluntar la notar: împărțirea bunurilor comune.

Important: Chiar dacă ai divorțat de ani de zile, notarul poate cere dovada partajului sau a dobândirii bunului, dacă în cartea funciară nu apare clar cine este proprietar.

Certificatul de deces și actele din succesiune

Certificatul de deces este actul de pornire al oricărei succesiuni, pentru că dovedește momentul și locul decesului. Fără el, notarul nu deschide procedura.

Ce se cere de regulă la o succesiune

1. Certificatul de deces al defunctului.
2. Certificatele de naștere și, după caz, de căsătorie ale moștenitorilor, pentru a dovedi legătura cu defunctul.
3. Actele de identitate ale moștenitorilor.
4. Documentele privind bunurile din masa succesorală.

Pentru lista pas cu pas consultă Actele necesare la succesiune: listă pentru moștenitori, iar pentru procedura în sine Succesiunea notarială: ghid complet al procedurii. Dacă moștenirea a fost deschisă într-o altă țară sau moștenitorii sunt plecați, există pași suplimentari care apar în articolele despre succesiune.

Cum obții un duplicat și ce faci dacă ai pierdut certificatul

Un certificat pierdut sau deteriorat se înlocuiește printr-un duplicat, cerut la serviciul care a întocmit actul original. De regulă este vorba de serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor sau de primăria de la locul înregistrării.

Pașii obișnuiți:

1. Afli unde a fost întocmit actul (locul nașterii, al căsătoriei sau al decesului).
2. Te adresezi serviciului respectiv, personal sau, dacă acceptă, prin procură sau online.
3. Depui cererea împreună cu actul tău de identitate și cu dovada taxei, dacă este cazul.
4. Primești duplicatul într-un termen indicat de serviciu.

Termene

Nu te baza pe viteza altor cazuri. Timpul de eliberare poate varia între instituții, iar în perioade aglomerate se poate lungi. De aceea, cere duplicatul din timp, cu mult înainte de data programării la notar. Verifică pe site-ul primăriei sau la ghișeu documentele cerute și eventualele taxe.

Acte din străinătate: apostilă, traducere și recunoaștere

Actele de stare civilă emise în alte țări se folosesc în România cu formalități suplimentare: de regulă apostilă sau supralegalizare, plus traducere legalizată. Fără acestea, notarul nu le poate accepta ca probă.

Pașii uzuali

• Apostila: o ștampilă prin care autoritatea din țara de emitere confirmă autenticitatea actului, pentru statele care aplică Convenția de la Haga; alte state au proceduri diferite.
• Traducerea: făcută de un traducător autorizat și legalizată; vezi Traducerile legalizate: cum se obțin prin traducător și notar.
• Transcrierea: pentru unele acte (de exemplu căsătoria sau nașterea unui copil în străinătate), se cere transcrierea în registrele de stare civilă din România, pe baza căreia primești un certificat românesc.

Unele acte europene au un format standard și scutesc de apostilă în anumite condiții, dar regulile depind de țară și de tipul actului, deci verifică. Dacă locuiești în afară și trimiți un mandatar, citește și Procura dată în străinătate: consulat, apostilă și traducere.

Greșelile care amână actul și cum le eviți

Cele mai frecvente probleme sunt prozaice: documente expirate, copii în loc de originale, nume scrise diferit și lipsa unui duplicat. Ele se pot elimina cu o verificare făcută cu o săptămână înainte.

• Compară numele și prenumele din toate actele; diferențele de ortografie sau de diacritice pot cere clarificări.
• Adu originalele, nu doar fotocopii, în afara cazului în care notarul spune altceva.
• Verifică valabilitatea actului de identitate; vezi Actele de identitate la notar: ce se acceptă și ce nu.
• Întreabă notarul din timp ce documente cere în cazul tău, mai ales dacă ai o situație mai puțin obișnuită, cu mai multe căsătorii sau cu acte din altă țară.
• Ține o mapă cu toate certificatele, pentru ca la programare să nu cauți prin sertare.

Sfat: Fă-ți fotografii clare la toate actele și păstrează-le în siguranță pe telefon sau în cloud, dar nu le trimite oricui. Datele din actele de stare civilă sunt personale și trebuie protejate.

Ce merită reținut despre certificatele cerute la notar

Actele de stare civilă răspund la trei întrebări: cine ești, cine îți este rudă și în ce regim ai bunurile. Notarul le cere în funcție de actul încheiat, iar lista exactă o stabilește el.

Pe scurt:

• certificatul de naștere dovedește identitatea și rudenia;
• certificatul de căsătorie arată starea civilă și poate decide cine semnează;
• hotărârea de divorț și dovada partajului clarifică dreptul de a dispune;
• certificatul de deces deschide succesiunea;
• duplicatul se cere la serviciul care a întocmit actul, din timp;
• actele străine cer apostilă și traducere legalizată;
• legislația și procedurile se pot schimba, deci confirmă lista cu notarul tău sau cu un avocat.